Agile Organisationsentwicklung für mehr Kundenzentrierung
Agile Organisationsentwicklung ist bei vielen Unternehmen als Thema angekommen. Doch warum sollten Unternehmen sich mit der agilen Transformation auf Organisationsebene auseinandersetzen? In einer zunehmend komplexen und unsicheren Welt, die einem steten Wandel unterworfen ist, wird es immer wichtiger, die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität des Unternehmens zu steigern. Mit klassischen Strukturen, Prozessen und Vorgehensweisen ist die geforderte Geschwindigkeit oft nicht mehr zu leisten. Um der wachsenden Komplexität gerecht zu werden, ist die agile Transformation ein probater Weg. Doch wie kann man die Entwicklung zu einer agilen Organisation in die Wege leiten und steuern, damit diese in die für das eigene Unternehmen passende Richtung läuft, ohne zum Selbstzweck zu verkommen?
Agile Organisationsentwicklung: eine Definition
Bevor wir uns ansehen, wie man agile Organisationsentwicklung erfolgreich gestalten und umsetzen kann, zunächst einige Begriffsklärungen. Bei der agilen Organisationsentwicklung geht es darum, Unternehmen flexibler, anpassungsfähiger und reaktionsfähiger zu machen. Im Mittelpunkt dieses Ansatzes steht, den Fokus auf die Bedürfnisse der Kunden zu legen und schnelle Entscheidungen zu treffen, um auf Veränderungen im Markt reagieren zu können. Bei dieser Transformation stehen sechs verschiedene Dimensionen einer Organisation im Fokus: die Strategie, die Prozesse, die Strukturen, die Führung, die Mitarbeiter:innen sowie die gesamte Unternehmenskultur.
Change Management vs. agile Organisationsentwicklung
Im Gegensatz zum Change Management ist dabei die Entwicklung von einer traditionellen Organisation bis hin zur Selbstorganisation niemals abgeschlossen, sondern findet laufend statt. Dies bedeutet einerseits, dass sich Unternehmen von vornherein Gedanken darüber machen müssen, wie weit sie die Transformation vorantreiben möchten. Andererseits müssen sie immer wieder abwägen, ob die Entwicklung weiter in eine sinnvolle Richtung geht. KPIs für eine erfolgreiche Umsetzung sind Produktivität, Fortschritt, Qualität der Arbeit, Leistung und Wohlbefinden von Teams, Beschleunigung des Go-to-Markets, aber auch die Steigerung des Umsatzes oder des Kundennutzens
Agile Organisationsentwicklung erfolgreich gestalten
Damit die Entwicklung von Organisationen gelingt, gibt es einiges im Voraus zu bedenken. Ein guter Startpunkt ist die eigene Standortbestimmung anhand eines agilen Reifegradmessers. Es gibt inzwischen einige Modelle, anhand derer sich ablesen kann, welche Hindernisse es bei der agilen Entwicklung der Organisation gibt und somit konkrete Ansätze und Ideen bietet, wie das weitere Vorgehen angepasst werden muss. Ein sehr vielschichtiges und in der Praxis erprobtes Modell ist das HR Pioneers Trafo-ModellTM, das anhand von sechs Dimensionen einen 360 Grad-Blick auf Organisationen ermöglicht und somit wichtige Impulse für alle wichtigen Bereiche eines Unternehmens liefert.
Planung und Umsetzung der agilen Organisationsentwicklung
Nach der Standortbestimmung wird deutlich, wo die Organisation in Bezug auf ihre agile Entwicklung steht. Da bei der Transition nicht nur Prozesse, sondern vor allem auch Organisationsstrukturen angepasst werden, ist es wichtig, alle beteiligten Personen mit abzuholen, um von vornherein den Widerstand gegen die Veränderungen so gering wie möglich zu halten.
Deshalb muss am Anfang jeder agilen Organisationsentwicklung eine Stakeholderanalyse stehen, um etwaigen Ängsten wie Kontroll- oder Machtverlust entgegenzuwirken und die Überforderung der Mitarbeiter durch die neuen Anforderungen zu minimieren. Eine Grundvoraussetzung für das Gelingen einer Transformation der gesamten Organisation ist es, dass das Management die Veränderung befürwortet und mitträgt. Damit die Entwicklung nicht stockt, sollte ein Verantwortlicher den Hut für die agile Transformation aufhaben.
Dimensionen bei der Transformation von Organisationen
Entsprechend dem Trafo-Modell sind die verschiedenen Bereiche einer Organisation, die bei der agilen Transformation eine Rolle spielen, klar in den Fokus zu rücken. Dazu gehören auf Mitarbeiterseite die Führung, Human Resources und die Unternehmenskultur, auf Kundenseite die Strategie, die Organisationsstruktur und die Prozesse, die es im Sinne der Unternehmensziele anzupassen gilt.
Eine Vision als Grundlage der Unternehmensstrategie
Gerade die Strategie ist Dreh- und Angelpunkt, wenn es darum geht, Unternehmen auf dem Weg der agilen Transformation voranzubringen. Allerdings sind Organisationen auch in der heutigen Welt weiterhin davon getrieben, ihre Unternehmensziele anhand von Kennzahlen wie Umsatzsteigerung und Gewinnmaximierung zu erreichen.
Doch in einer Welt, die von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität (VUCA-Welt) geprägt ist, wird es immer wichtiger, die Bedürfnisse von Kund:innen und Mitarbeiter:innen in den Vordergrund zu stellen, um auf einem zunehmend turbulenten Markt zu bestehen. Eine gemeinsam erarbeitete Vision kann ein erster Schritt in eine erfolgreiche Umsetzung sein.
Prozesse an Bedürfnissen der Kunden und Mitarbeiter ausrichten
Da Prozesse sich oft leicht anpassen lassen, um effizienter und kundenzentrierter zu sein, sind sie oft der Startpunkt agiler Organisationsentwicklung. Dabei geht es nicht darum, diese von Anfang an perfekt auszuformulieren und umzusetzen, sondern darum, diese immer weiter zu anzupassen, bis sie den Zweck erfüllen, denen sie dienen.
Im Mittelpunkt stehen nur am Anfang die Optimierung und Effizienzsteigerung. Ziel muss es sein, dass Abläufe so definiert sind, dass sie an die sich ständig wandelnden Bedürfnisse von Kund:innen und Mitarbeiter:innen angepasst werden können. Dies erfolgt wie alle anderen Veränderungen schrittweise und in Iterationen.
Strukturen analysieren und kontinuierlich weiterentwickeln
Auch bei der Struktur der Organisation ist es wenig sinnvoll, sofort von der klassischen Top-Down-Aufbau in Organisationsformen wie etwa das Kreismodell zu wechseln. Der Aufbau der Organisation muss zu den Rahmenbedingungen passen, die im Unternehmen vorherrschen und kann nur in Iterationen weiterentwickelt werden, um Störfaktoren zu vermeiden.
Dabei müssen sich Strukturen an die Menschen anlehnen und mit anderen Instrumenten wie Führung oder HR Maßnahmen zusammenpassen, damit die Organisation als stimmiges System funktionieren.
Führung an agilen Wertesystemen orientieren
Auch Führung muss in diesem Zusammenhang neu gedacht werden. Da Menschen in einer agilen Organisation dazu aufgefordert sind, sich selbst zu organisieren, kann Führung nur darin bestehen, die Mitarbeiter:innen zu fordern und zu fördern. Im Zusammenhang agiler Organisationsentwicklung spricht man oft vom Servant Leader, der eher Mentor und Begleiter als Manager ist und sein Team dazu befähigt, sich selbst zu organisieren und bei der Weiterentwicklung zu unterstützen. Mit dieser Haltung können Führungskräfte ihren Mitarbeiter:innen eine Orientierung in einer Welt geben, die ständig neu ausrichten muss.
Menschen als Motor für Transformationen
Eine Organisation besteht in erster Linie vor allem aus Menschen. Diese müssen auf die neuen Anforderungen, die eine solche Form der Selbstorganisation an sie stellt, vorbereitet und geschult werden. Dies gilt nicht nur für die fachlichen Fähigkeiten, sondern auch und vor allem um das persönliche Skillset, den sogenannten Soft Skills wie Kommunikation, Selbstreflexion, Lernbereitschaft und Flexibilität. Außerdem ist es wichtig, dass die Mitarbeiter:innen von agilen Organisationen eine gewissen Toleranz für die Ungewissheit von Ergebnissen entwickeln. Mitarbeiter:innen darauf vorzubereiten sollte ein Hauptziel von HR und seinen Maßnahmen sein.
Unternehmenskultur als Schlüssel zum Erfolg
Denn erst dann kann sich eine Unternehmenskultur entwickeln, bei der alle bereit für den Wandel sind. Nur in einer Organisation, in der von Anfang die Menschen – sowohl Kund:innen als auch Mitarbeiter:innen im Mittelpunkt stehen, kann die Transformation gelingen. Hier kommt das vielfach zitierte agile Mindset ins Spiel, wobei es hier weniger darum geht, dass Menschen sich ändern, sondern dass Strukturen, Regeln und Prozesse so gestaltet sind, dass alle Mitarbeiter:innen das Vertrauen haben, auch Fehler begehen zu dürfen, ohne sanktioniert zu werden und so bereit sind, selbst Verantwortung zu übernehmen.
Die Bedeutung von Kommunikation
Das A & O dabei ist eine offene und transparente Kommunikation, die aus diesem Vertrauen entsteht. Dies fördert eine positive Arbeitsatmosphäre und garantiert den Austausch aller wichtigen Informationen auf allen Ebenen des Unternehmens. Es ist daher wichtig, dieses Element in der agilen Organisationsentwicklung besonders zu berücksichtigen und aktiv zu fördern. Hierzu gehören auch Schulungen und Coachings, die alle Beteiligten befähigen, eine eigene Kommunikations- und Feedbackkultur zu schaffen.
Technologien für die agile Transformation
Wenn es um agile Transformation geht, sind auch agile Methoden und Tools gefragt. Kanban, Scrum und Co. können dabei helfen, die Aufbau von agilen Organisationen voranzutreiben. Wichtig dabei ist, dass dies nur Werkzeuge sind, die Menschen dabei unterstützen, agil zu arbeiten. Keinesfalls darf es dazu kommen, dass sie zum Selbstzweck verkommen. Vielmehr sollten Organisationen die Tools und Methoden so für sich anpassen, dass sie zum Unternehmen und den Menschen passen.
Agile Organisationsentwicklung ganz praktisch
Bei allem ist es immer essenziell, agile Organisationsentwicklung ganz praktisch anzugehen. Es nützt wenig, theoretische Ideengebilde zu schaffen, die an der Realität vorbeigehen. Deshalb ist es so wichtig, die agile Transformation schrittweise und iterativ anzugehen, um sicherzugehen, dass die zuvor festgelegten KPIs nicht aus dem Fokus geraten. Dies bedeutet jedoch nicht, dass am Anfang jeder Veränderung nicht eine grobe Roadmap festgelegt werden muss, die auf die gemeinsam erarbeitete Vision hin ausgerichtet und grobe Meilensteine beinhaltet.
Fazit: Warum agile Organisationsentwicklung wichtig ist und wie Sie es erfolgreich gestalten können
Wenn es um die Entwicklung von Organisationen geht, ist Agilität ein wichtiger Faktor. Agile Organisationsentwicklung ermöglicht es Unternehmen, flexibler und schneller auf Veränderungen im Markt zu reagieren. Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre Organisationsstruktur und -prozesse ständig überprüfen und anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine agile Organisationsentwicklung erfordert jedoch eine Veränderung der Denkweise und der Arbeitsweise in der gesamten Organisation. Es geht darum, eine Kultur der Offenheit, des Lernens und der kontinuierlichen Verbesserung zu schaffen. Um eine erfolgreiche agile Organisationsentwicklung zu gestalten, müssen Unternehmen auch ihre Mitarbeiter aktiv einbeziehen und ihnen die Möglichkeit geben, ihre Fähigkeiten und ihr Wissen zu erweitern.
