Herausforderungen Digitalisierung administrativer Prozesse
E-Government als Weg zu mehr Wirtschaftswachstum
Die Digitalisierung administrativer Prozesse im öffentlichen Sektor hat während der Corona-Pandemie einen Schub erfahren, es bleibt jedoch viel zu tun. Gerade auf dem afrikanischen Kontinent sind administrative Hürden ein wichtiger Faktor für das geringe Wirtschaftswachstum in vielen Ländern. Die Digitalisierung von administrativen Prozessen wie Kreditvergabe oder öffentlich online zugängliche Informationen zu vertrauenswürdigen Unternehmen sind deshalb oft eine wichtige Voraussetzung für das Wirtschaftswachstum.
Einbindung der Verwaltungsangestellten bei Umsetzung
Immer mehr Regierungen bemühen sich deshalb teilweise mit Hilfe der Weltbank und anderen Organisationen um eine Digitalisierung des öffentlichen Sektors. Damit dies gelingt, gilt es einige Hürden zu beachten. Da es letztendlich um einen verbesserten Service für den Bürger geht, ist sowohl eine Einbindung der Mitarbeiter in der Administration als auch der Bürger notwendig, um Applikationen zu entwickeln, die alle überzeugen.
Gerade in Hinblick auf die Mitarbeiter ist es wichtig, diese von Anfang an davon zu überzeugen, dass die neue Lösung ihnen die Arbeit erleichtert und keine Gefahr für ihre Arbeitsplätze darstellt. Das bedeutet, dass diese bereits bei der Anforderungsanalyse beteiligt werden. Um ihre Bedürfnisse zu erkennen, ist es oft notwendig, vor Ort die bestehenden Abläufe zu beobachten, um diese einerseits digital abbilden und andererseits optimieren zu können.
Um die Akzeptanz der neuen Systeme zu steigern und eventuelle Widerstände zu verringern, ist es wichtig, sich vorab eine Strategie zu überlegen. Besonders intensive Schulungen nach Implementierung des Systems, bei denen die Vorteile für die User im Vordergrund stehen, können ein wichtiger Faktor dazu sein.
Zusammenarbeit der Systeme zwischen Behörden
Weitere Fallstricke für die Digitalisierung administrativer Prozesse sind die gesetzlichen Vorgaben für diese. Um sie entsprechend in einem System berücksichtigen zu können, ist eine genaue Analyse und Kenntnis der Gesetze notwendig. Zudem müssen die Bereiche, die sich auf Gesetze beziehen, leicht anpassbar sein, um diese bei Veränderungen schnell aktualisieren zu können.
Nicht zuletzt stellen entweder fehlende oder in monolithischen Systemen verteilte Daten eine Herausforderung dar. Diese durch hoch performante Suchfunktionen leicht auffindbar zu machen sowie Daten so zu migrieren, damit weiterhin alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden, erfordert ein großes Maß an Planung und Verständnis für administrative Prozesse.
Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor für die Nutzung von digitalen administrativen Systemen ist der Datenaustausch ziwchen Systemen von unterschiedlichen Behörden. Das erspart zum einen den Nutzern das Hin- und Herfahren zwischen den Behörden, und zum anderen werden Informationen direkt aus ihren Quellen abgefragt, was die Genauigkeit, Korrektheit und Aktualität der Daten garantiert.
Technisches und inhaltliches Knowhow
All dies sind Gründe, warum es Regierungen oft schwer fällt, den geeigneten Partner für die Umsetzung ihre Digitalisierungsstrategie zu finden, denn Unternehmen bringen selten sowohl das Knowhow für die Entwicklung eines solch komplexen Systems als auch das notwendige Wissen bezüglich der besonderen Voraussetzungen für die Digitalisierung administrativer Prozesse mit.
Abschließend lässt sich also sagen, dass Erfahrung bei der Umsetzung von E-Government Projekten entscheidend ist, um Probleme zu vermeiden. Eine genaue Kenntnis der Gesetzeslage und der Abläufe ist darüber hinaus essentiell.
