Prozessoptimierung in fünf Schritten mit Best Practice
Definition, Bedeutung und Umsetzung
Ziele der digitalen Transformation wie mehr Kundenorientierung, kürzere Time-to-Market oder Verbesserung der Qualität von Produkten erfordern viele Maßnahmen, eine davon ist die Prozessoptimierung wie etwas die Automatisierung oder Standardisierung. Diese ist damit wichtiger Bestandteil jeder erfolgreichen Unternehmensstrategie, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Warum ist es wichtig, Prozesse zu optimieren?
Warum ist eine effektive Prozessoptimierung jedoch so wichtig? Vor allem in Zeiten zunehmenden Wettbewerbsdrucks müssen Unternehmen ihre Abläufe kontinuierlich überprüfen und optimieren. Dabei geht es nicht nur um Zeit- und Kosteneinsparungen, sondern auch um die Berücksichtigung von Kundenanforderungen. Eine durchdachte Prozessoptimierung ermöglicht es, sich auf Kernkompetenzen zu konzentrieren und langfristigen Erfolg zu generieren. Der Einsatz modernster Technologien, wie die Automatisierung oder Digitalisierung von Arbeitsabläufen, kann zudem die Mitarbeitermotivation steigern.
Grundlagen der Prozessoptimierung
Grundlage der Prozessoptimierung ist eine umfassende Analyse der bestehenden Abläufe. Dabei werden Schwachstellen und Potenziale für Verbesserungen identifiziert, die dann gezielt angegangen werden können. Prozessoptimierung ist jedoch kein einmaliges Projekt ist – es handelt sich vielmehr um einen kontinuierlichen Prozess. Denn auch wenn ein optimales Ergebnis erreicht wurde, müssen die Abläufe regelmäßig überprüft und an neue Gegebenheiten angepasst werden. Darüber hinaus sollten klare Ziele definiert werden. Nur so kann das Unternehmen langfristigen Erfolg durch effektive Prozesse sicherstellen.
Ziele der Prozessoptimierung
Die Ziele der Prozessoptimierung sind vielfältig und können je nach Unternehmen variieren. In erster Linie zielt sie darauf ab, Effizienz, Qualität und Leistungsfähigkeit der Geschäftsprozesse zu verbessern. Einige der wichtigsten Ziele sind:
- Kostensenkung: Durch die Identifizierung und Beseitigung von Verschwendung, Engpässen und ineffizienten Aktivitäten in einem Prozess können Kosten reduziert werden. Automatisierung, Reduzierung von Fehlern, Verkürzung von Durchlaufzeiten und optimale Ressourcenauslastung sind hier die Hauptfaktoren.
- Steigerung der Produktivität: Eine optimierte Prozessgestaltung ermöglicht es Mitarbeitern, Aufgaben effizienter zu erledigen und somit die Produktivität zu steigern. Die Vereinfachung von Abläufen und Reduzierung von Wartezeiten sind hierbei entscheidend.
- Verbesserung der Qualität: Durch die Minimierung von Fehlern, die Standardisierung von Arbeitsabläufen und die Implementierung von Qualitätskontrollen verbessert sich die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen.
- Erhöhung der Kundenzufriedenheit: Schnellere Reaktion auf Kundenanforderungen, verkürzte Lieferzeiten und Bereitstellung qualitativ hochwertiger Produkte und Dienstleistungen führen zu zufriedeneren Kunden.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Eine optimierte Prozessgestaltung unterstützt die Anpassung an sich ändernde Marktbedingungen und verbessert die Wettbewerbsfähigkeit.
- Nachhaltigkeit: Prozessoptimierung trägt dazu bei, Ressourcen sparsamer zu nutzen und die Umweltauswirkungen zu verringern, z.B. durch Reduzierung von Energie- und Materialeinsatz.
Vorgehensweise bei der Prozessoptimierung anhand eines Beispiels zur Optimierung der Prozesse und der Applikationsentwicklung
Deshalb ist es wichtig, bei Prozessoptimierungen im Vorfeld die Vorgehensweise zu planen und sowohl bei der Auswahl von Methoden als auch der gewählten Prozesse auf die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens, seiner Kunden und seiner Mitarbeiter einzugehen. Denn eine erfolgreiche Prozessoptimierung erfordert eine klare Strategie und engagierte Mitarbeiter. Deshalb sollten von Anfang an alle Stakeholder in den Veränderungsprozess integriert werden, um die Widerstände im Unternehmen möglichst zu minimieren.
Vefolgen Sie die Schritte anhand eines End-to-End Usecase für die Durchführung von Prozessoptimierung und Applikationsentwicklung bei einem Kunden aus der Automobilbranche, der eine hochkomplexe Lieferungs- und Produktionskette für Fahrzeugteile steuert.
Ziel war es, die Entwicklung einer zentralen Applikation mit durchdachter Rollenlogik, synchronem Arbeiten und Integration in eine fragmentierte IT-Landschaft – mit großem Potenzial für Automatisierung und KI.
Schritt 1: Prozesse analysieren und dokumentieren
Die erste Maßnahme ist die Analyse und Dokumentation bestehender Abläufe im Zusammenhang mit der gesamten IT-Landschaft. Veränderungen beeinflussen verschiedene Unternehmensbereiche, daher ist ein genauer Überblick über die Zusammenhänge wichtig. Relevante Informationen wie Zeit- und Ressourcenbedarf sowie potenzielle Schwachstellen sollten erfasst werden.
Situation
Als Augangspunkt erfolgte die Steuerung der Fertigungslinien, Materialflüsse und Qualitätsprüfungen über mehrere nicht integrierte Tools. Planungen wurden teils manuell gepflegt, es gab doppelte Datenhaltungen. Die IT-Landschaft umfasste Drittsysteme für Lager, Beschaffung, Logistik und Qualität – jedoch ohne durchgängige Integration.
Maßnahme
Gemeinsame Analyse der Ist-Prozesse entlang der gesamten Produktionskettemit Werksleitung, IT und Produktionsplanung: von Lieferavis und Produktionsplanung über Fertigung und Qualitätssicherung bis zur Auslieferung. Alle bestehenden Applikationen und Schnittstellen wurden erfasst, ebenso Rollen, Rechte und organisatorische Abhängigkeiten.
Mehrwert
Schritt 2: Potenziale für Verbesserungen identifizieren
Anhand der dokumentierten Prozesse können Schwachstellen oder Engpässe identifiziert werden. Dabei sollten Kundenanforderungen und die Belange der Mitarbeiter:innen berücksichtigt werden, um deren Bedürfnisse besser zu befriedigen. In diesem Schritt werden auch Ziele definiert, die durch die Prozessverbesserung erreicht werden sollen, inklusive KPI-Definition.
Situation
Ein großer Teil der Abstimmungen erfolgte noch per E-Mail oder Telefon, Änderungen an Produktionsplänen werden nicht systemweit gespiegelt. Gleichzeitig führten Mehrmandantenfähigkeit und komplexe Rechtevergabe zu unnötigen Zugriffsbeschränkungen.
Maßnahme
Verbesserungspotenziale entlang der gesamten Kette wurden identifiziert. Besonders kritisch: die Synchronisation von Änderungen, die Abbildung variantenreicher Produktionsreihenfolgen und der fehlende Single Source of Truth. Wir definierten konkrete Ziele und KPIs: z. B. Reduktion von manuellen Abstimmungen um 80 %, 100 % systemgestützte Produktionsplanung.
Mehrwert
Der Kunde erkannte die wichtigsten Hebel für Effizienz, Qualität und Geschwindigkeit – nicht nur prozessual, sondern auch strukturell (z. B. durch Harmonisierung von Rollenmodellen und Echtzeitsynchronisation).
Schritt 3: Entwicklung einer Strategie
Nach der Prozessanalyse und Identifikation von Verbesserungspotenzialen ist es entscheidend, eine Strategie zu entwickeln. Dies umfasst die Priorisierung der zu optimierenden Prozesse und die Festlegung von KPIs für prozessuale und Team-Ebene.
Situation
Die neue Applikation sollte sowohl als Steuerzentrale für Produktion und Logistik dienen als auch als Bindeglied für bestehende Systeme. Gleichzeitig entstanden durch einheitliche Datenflüsse neue Möglichkeiten für Automatisierung und spätere KI-Nutzung (z. B. Vorhersagen zu Engpässen oder Optimierung von Reihenfolgen).
Maßnahme
Wir entwickelten eine Applikations- und Integrationsstrategie:
- Zentrale Web-Applikation mit mandantenfähiger Architektur
- Rechte- und Rollenkonzept für Werk, Bereich und Team
- Phasenweise Integration bestehender Systeme (z. B. Lagerverwaltung, ERP) über APIs
- Datenarchitektur, die KI-Anwendungen vorbereitend strukturiert
Mehrwert
Der Kunde erhielt eine klare Roadmap mit priorisierten Modulen, die zuerst den höchsten ROI bieten. Gleichzeitig entsteht eine skalierbare Plattform, die auch zukünftige Anforderungen (wie KI oder Predictive Analytics) abdecken kann.
Schritt 4: Maßnahmen zur Optimierung ergreifen
Auf Basis der Analyseergebnisse können konkrete Maßnahmen zur Optimierung entwickelt werden. Dazu gehört die Entscheidung über Anforderungen an die IT-Architektur, die Auswahl von Tools und Arbeitsmethoden.
Situation
Ein erstes Modul der Applikation deckte die Variantenplanung und Auftragssynchronisation zwischen Logistik und Fertigung ab – mit klar definierten Rollen und Dashboards für jede Nutzergruppe.
Maßnahme
Wir starteten mit dem Modul mit dem höchsten Nutzen (z. B. Reihenfolgenplanung) und bauten iterativ weitere auf: Materialfreigabe, Lieferantenstatus, Produktionsauslastung, Qualitätssicherung. Parallel entstand eine Integrationsschicht für Datenaustausch mit ERP und MES.
Mehrwert
Bereits während der Umsetzung wurde nutzerzentriert gearbeitet, die Lösung wurde auf reale Arbeitsweisen abgestimmt – kein monolithischer Big Bang, sondern ein hochflexibles System, das direkt im Alltag funktionierte.
Schritt 5: Umsetzung überwachen und kontinuierlich verbessern
Die umgesetzten Maßnahmen müssen regelmäßig überprüft und angepasst werden, um eine nachhaltige Wirkung zu erzielen. Kennzahlensysteme zeigen den Erfolg auf und Anpassungen sind bei Bedarf vorzunehmen. Die Überwachung stellt sicher, dass die optimierten Prozesse die gewünschte Wirkung entfalten, z.B. in Form von Kosteneinsparungen oder höherer Produktqualität. Neue Marktentwicklungen sollten berücksichtigt werden und Teammitglieder müssen befähigt werden, die neuen Prozesse und Tools optimal zu nutzen.
Situation
Nach Einführung der ersten Module zeigte sich ein starker Anstieg in der Planungstransparenz, jedoch auch neue Herausforderungen in der Dateneingabe-Disziplin.
Maßnahme
Wir implementierten ein Kennzahlen-Cockpit: Planungsqualität, Nutzungsgrad, Durchlaufzeiten. Parallel starteten wir ein KI-Pilotprojekt: Vorhersage von Engpässen auf Basis historischer Fertigungsdaten. Monatliche Review-Schleifen mit dem Kunden sicherten Fortschritt und Akzeptanz.
Mehrwert
Die Systeme lernten mit – die Organisation auch. Es entstand eine vernetzte IT-Landschaft mit Echtzeitdaten, Automatisierungspotenzialen und kontinuierlicher Verbesserung, die operativ wie strategisch wirkt.
Herausforderungen und Erfolgsfaktoren bei der Prozessoptimierung
Eine erfolgreiche Prozessoptimierung kann jedoch auch Herausforderungen mit sich bringen. Eine der größten Hürden ist oft die Akzeptanz und das Engagement der Mitarbeiter, da Veränderungen im Arbeitsablauf Unsicherheit und Widerstand hervorrufen können. Klare Kommunikation ist hier ein wichtiger Erfolgsfaktor. Ziele sollten transparent kommuniziert werden, um alle Beteiligten auf denselben Stand zu bringen. Auch sollte ein realistischer Zeitplan für die Umsetzung festgelegt werden – schließlich lassen sich komplexe Abläufe nicht von heute auf morgen optimieren.
Trends und Entwicklungen in der Prozessoptimierung
Ein klarer Trend im Bereich der Prozessoptimierung gerade auch im Bereich der Produktionsprozesse ist die Automatisierung von Prozessen beispielsweise in Form von Robotic Process Automation (RPA), um manuelle Aufgaben zu reduzieren und Effizienzsteigerungen zu erzielen.
Weiterhin bleibt auch die digitale Transformation ein wichtiges Thema. Unternehmen nutzen Technologien wie Cloud-Computing, Big Data Analytics und künstliche Intelligenz, um ihre Prozesse zu verbessern und bessere Entscheidungen zu treffen. Hier gewinnt die KI genauso wie bei der Automatisierung immer mehr an Bedeutung. Denn die KI liefert Datenanalysen, mit denen ineffiziente Prozesse identifiziert werden können. Unternehmen können so frühzeitig auf Probleme reagieren und potenzielle Engpässe verhindern, was zu einer insgesamt reibungsloseren und effizienteren Prozesslandschaft führt.
Passend zum Trend der digitalen Transformation werden weiter häufig agile Methoden eingesetzt und Prozesse nach Prinzipien des Lean Managements verschlankt. Den gestiegenen Kundenansprüchen trägt das Customer Journey Mapping Rechnung, das die Kundenperspektive mit einbezieht und so Unternehmen dabei hilft, ihre Prozesse besser zu verstehen und darauf abzustimmen.
Um dem gesteigerten Kommunikationsbedürfnis gerecht zu werden, steigt die Nutzung von Kollaborations-Tools, denn mit Hilfe solcher Frameworks ist ein effizienterer Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern und Teams möglich, was zu einer Optimierung von Prozessen beiträgt.
Empfehlungen für zukünftige Prozessoptimierungsprojekte
Für das Gelingen von Prozessoptimierungsprojekten gilt es jedoch einige Eckpunkte zu beachten:
- Einbeziehung aller relevanten Stakeholder: Um die Akzeptanz und das Engagement der Mitarbeiter sicherzustellen, ist es wichtig, alle Beteiligten frühzeitig in den Optimierungsprozess einzubeziehen. Dies kann beispielsweise durch Workshops oder regelmäßige Teammeetings erfolgen.
- Einsatz agiler Methoden: Agile Ansätze wie Scrum oder Kanban können dabei helfen, kontinuierliche Verbesserung zu fördern und schnellere Ergebnisse zu erzielen.
- Nutzung moderner Technologien: Der Einsatz digitaler Lösungen wie Workflow-Management-Systeme oder Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht eine effiziente Automatisierung von Arbeitsabläufen und trägt zur Steigerung der Produktivität bei.
- Messbare Ziele setzen: Klare Zielsetzung mit messbaren KPIs schaffen eine Grundlage dazu, den Erfolg des Optimierungsprozesses zu überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen zu können.
- Kontinuierliches Monitoring & Feedback einholen: Eine regelmäßige Überwachung und Überprüfung der optimierten Prozesse sowie das Einholen des Feedbacks sowohl intern als auch extern sind entscheidende Faktoren für einen nachhaltigen Erfolg im Rahmen einer professionellen Prozessoptimierung.
Prozessoptimierung erfolgreich gestalten für mehr Effizienz
Es ist klar geworden, dass es einige Faktoren gibt, die berücksichtigt werden müssen, wenn eine Prozessoptimierung erfolgreich gestaltet werden soll. Grundvoraussetzung ist eine genaue Kenntnis der Prozesslandschaft im Unternehmen sowie eine klare Strategie und Zielsetzung bei der Umsetzung, bei der der Kunde und Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen sollten. Deshalb ist es entscheidend, dass alle Stakeholder von Anfang an in den Prozess mit eingebunden werden, denn nur wenn alle Beteiligten von der Sinnhaftigkeit des Projekts überzeugt sind, kann Veränderung gelingen.
Zusätzlich hat das Beispiel gezeigt, dass es durch die Einführung klar strukturierter Prozesse und einer modernen, modularen Applikation gelingt, dem Kunden, eine fragmentierte IT-Umgebung in ein produktives, vernetztes Gesamtsystem zu überführen. Dabei entstehen neue Wertschöpfungspotenziale: Effizienz, Transparenz, schnellere Reaktion auf Kundenwünsche – und eine Basis, auf der später KI und Automatisierung skalierbar aufsetzen können.
